Facturación y nómina electrónica: ¡Lo que debes saber!

La nómina electrónica es actualmente obligatoria en Colombia para todas las empresas que tengan desde un solo empleado hasta aquellos que tengan más de 250 empleados en su organización. Según la Resolución 000013 del 2021. La DIAN ya estableció los calendarios de habilitación y estipulo todas las definiciones y herramientas que están actualmente disponibles para las empresas. Así que te contamos todo lo que debes saber: 

¿Qué es la Nómina Electrónica?

La Nómina Electrónica es el documento que soporta todos los valores relacionados con los salarios, es decir la formalización del pago que genera el empleador a sus empleados, proporcionando así el desprendible de pago. También los pagos en la nómina pueden ser aceptados como descuentos tributarios a la hora de declarar y pagar renta en el IVA. En cuanto a funcionalidades, la Nómina Electrónica cumple con los mismos propósitos, sin embargo, este documento electrónico tributario es denominado “Documento de Soporte de Pago de Nómina Electrónica” y debe ser enviado a cada uno de los empleados que hagan parte de tu equipo de trabajo. 

¿Para qué sirve la Nómina Electrónica? 

El sistema de nómina electrónica sirve para gestionar todos los soportes relacionados con los vínculos laborales y de pensión que tienen las empresas con sus colaboradores al mismo tiempo que acoge el cumplimiento normativo de la Dian. Este formato es especialmente útil para las empresas porque ayuda a reducir los costos y optimizar las funciones de la organización. Aquí te contamos cómo:

  • Cumple con las obligaciones que estipula la Dian. 
  • Reduce el uso del papel ayudando a disminuir el impacto medioambiental y la tala de árboles del Amazonas colombiano. 
  • Automatiza las gestiones para el departamento de RRHH.
  • Ahorra tiempo del personal que puede ser usado para enfocarse en otros conceptos que fomenten el valor de la organización.
  • Organiza la búsqueda y optimiza el tiempo designado a la búsqueda ya que toda la información queda almacenada en un lugar seguro y categorizada para poder hallarla con facilidad.
  • Se puede acceder y usar de forma remota, en cualquier momento y en cualquier lugar. 
  • Reduce la posibilidad de pérdida del documento dado que se archiva de forma digital y puede consultarse fácilmente si se tiene un gestor documental haciendo tantas copias como necesites.
  • Reduce casi por completo los errores humanos y de digitación que pueden ocasionar terribles molestias, tiempo, y dinero a las empresas.
  • Cumple con la obligatoriedad de la Dian.

¿Quiénes están obligados a emitir la Nómina Electrónica? 

Bajo lo estipulado por la Resolución 000013, están obligados a hacer uso del sistema de nómina electrónica todos los contribuyentes y organizaciones que estén sujetos al pago de impuestos sobre la renta y el IVA. Que realice además pagos o abonos a otras personas determinadas por las relaciones laborales o legales acordadas.

¿Cómo funciona la Nómina Electrónica?

La Nómina Electrónica funciona para transmitir, validar, entregar y hacer lectura de los procesos de nómina de las organizaciones que deben estar autorizados y validados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.  

La gestión por medio de las herramientas de es rápida, sencilla y directa una vez la recepción de la nómina electrónica se hace efectiva con la Dian. El agente regulador almacena, firma y envía un mensaje de validación con el valor “Documento válido por la Dian”. Toda esta información se integra a la solución para que puedas gestionar tus procesos internamente y emitirlas de forma automática a los empleados.

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